Muutosvoima: Yhteisestä ymmärryksestä yhteiseen sitoutumiseen

Meillä päättyi viime viikolla muutosjohtamisen ohjelma 130 johdon jäsenelle ja esihenkilölle. Yhteinen matka on ollut huikea ja niinpä ajattelimme hetkeksi pysähtyä ja reflektoida oppeja.  

Maailmanlaajuisesti toimiva, yli 10 000 henkilöä työllistävä asiakkaamme on uudistamassa yhden keskeisen funktionsa toimintamallia. Tässä funktiossa työskentelee satoja henkilöitä maailmanlaajuisesti ja toimintamallin muutos koskettaa valtaosaa henkilöstöstä. Toimintamallin muutoksen suunnittelu on aloitettu vuonna 2023, loppuvuodesta 2024 tehtiin organisaatiomuutos uuden toimintamallin mukaisesti ja parhaillaan uudistetaan end-to-end prosesseja tavoitteena, että ne tuottavat mitä niiden on tarkoitus tuottaa (vaikuttavuus) halutulla laadulla ja mahdollisimman tehokkaasti ja ennen kaikkea, että funktio toimii yhtenäisesti – Me Yhdessä. Muutos ei siis vielä ole valmis, matkaa on vielä hyvän matkaa kuljettavana.

Ajattelimme, että nyt on hyvä välireflektion paikka. Toki vajavaisen reflektion sillä tarkastelemme tätä omilla rajoitetuilla linsseillämme ja vain viimeisen 9 kuukauden ajalta. Ajattelimme nostaa tähän keskeisiä pointteja, joita olemme yhdessä asiakkaan kanssa oivaltaneet ja pohtineet. Näistä nostoista on toivottavasti tukea muidenkin muutosmatkoilla.

• Yhteisen ymmärryksen luontia ei voi ylikorostaa.

  • Meidän matka asiakkaan kanssa alkoi viime elokuussa funktion johtoryhmän jäsenten haastatteluilla, joista teimme narratiivin johdon ensimmäistä työpajaa varten (syyskuussa 2024). Narratiivi sekä PMO:n yhteenveto muutoksen taustasta, tavoitteista ja seuraavista askeleista toimi keskustelun pohjana, jossa keskustelimme (johtoryhmä + 15 hlöä seuraavalta tasolta) muutoksen syistä (miksi), mitä tapahtuu seuraavaksi (mitä ja miten), mitä meiltä johtona odotetaan, mihin meidän tulee kiinnittää erityisesti huomiota. Syyskuun työpajassa totesimme yhdessä, että on äärimmäisen tärkeää varata yhteiselle keskustelulle aikaa; ei pidä missään nimessä olettaa, että olemme samalla kartalla, vaikka asioista onkin keskusteltu.

  • Yhteisen ymmärryksen luonti vaatii toistuvia keskusteluja, pureskelua, oman ajattelun jäsentelyä, mahdollisuutta kysyä kaikkea mahdollista, haastaa ja olla auki myös kyseenalaistamaan omia piintyneitä ajatuksia tai mieltymyksiä.

  • Helmikuussa laajensimme muutosohjelmaa koskemaan seuraavaa reilua 100 esihenkilöä ja sama teema jatkui - todella tärkeää vahvistaa yhteistä ymmärrystä. Tältä porukalta viesti kulki takaisin johtoryhmälle ja yhteinen havainto oli: viestintäaktiivisuudessa oli tapahtunut notkahdus viime syksyn jälkeen ja räätälöityä viestintää ja dialogia tulee entisestään lisätä.

• Mikä on muuttumattomuuden hinta

  • Jos emme ymmärrä, mikä on muuttumattomuuden hinta, on muuttumiseen vaikea luoda imua ja synnyttää tarvittavaa energiaa. Luontaisesti luomme inspiroivia muutosvisioita, mutta pysähdymmekö riittävästi keskustelemaan, miksi muutos on must-do. Kokemuksemme mukaan emme. Fokusta tähän kannattaa ehdottomasti lisätä. Luvut ja laskelmat toimivat tässä hyvänä pysäyttäjänä.

• Nähdyksi ja kuulluksi tulemisen tarve

  • Muutosohjelman aikana teimme monia osallistavia harjoituksia, joista yksi antoisimmista tällä kertaa oli Road to Commitment (Loup&Koller), joka teki näkyväksi kysymykset, huolet ja epäilyt käsillä olevaan muutokseen liittyen. Välillä aistimme vahvaa turhautumista ja väsymystä, johon paras lääke oli siinä hetkessä kuulluksi tuleminen; annoimme tilaa tuoda omat huolet ja turhautumiset esiin siinä hetkessä ja jos oikein hyvin kävi, löysimme myös näihin ratkaisuja ja helpotusta.

• Pysähtyminen

  • Muutos tulee yleensä perustehtävän päälle. Mutta muutos vie kaistaa ja kapasiteettia. Tässä on ristiriita, joka kuormittaa, väsyttää ja turhauttaa. Muutosohjelmassa mukana olleet arvostivat kovasti sitä, että tällainen yhteinen pysähtymisen paikka tarjottiin heille. Mahdollisuus vaihtaa ajatuksia, luoda yhteistä ymmärrystä, purkaa omaa lastia, saada uusia ajatuksia ja työkaluja, joilla navigoida muutosarjessa.

• Riittävän ajoissa

  • Timing is everything pätee myös tässä. Tässäkin muutoksessa osa henkilöistä on syvemmin muutoksen silmässä, osa enemmän sivustaseuraajina. Tässä tapauksessa organisaatiomuutos tehtiin marraskuussa, jolloin osalle olisi ollut hyödyllistä päästä osallistumaan muutosohjelmaan heti organisaatiouudistuksen jälkeen. Ajallisesti se ei tässä tapauksessa kuitenkaan ollut mahdollista (loppuvuoden kiireet). Mutta meidän oppi tästä oli, että ajoitusta kannattaa huolella miettiä ja ennakoida muutosohjelmatarpeita spesifisti ryhmittäin. Tässä ohjelmassa uskomme, että ajoitus toimi valtaosalle oikein mainiosti, osalle se olisi ollut hyvä tulla hitusen aiemmin.

• Riittävä 'massa'

  • Tässä muutosohjelmassa asiakkaamme on ollut mielestämme erityisen viisas. Aluksi muutosohjelmaintervention oli tarkoitus koskea vain funktion johtoryhmää, mutta johtoryhmän vetäjä halusi, että myös 15 muuta avainhenkilöä osallistuu ensimmäiseen striimiin. Erinomainen idea; tällä saatiin luotua vahvaa yhteistä ymmärrystä, keskinäistä ajatuksen vaihtoa ja yhteistä sitoutumista.

  • Seuraavaan aaltoon kutsuttiin mukaan reilu 100 esihenkilöä, joiden kanssa työskenneltiin 4 ryhmässä kolmen tapaamisen ajan: kaksi f2f ryhmää Suomessa, 2 virtuaalista ryhmää kattaen esihenkilöitä Aasiasta Etelä-Amerikkaan. Vahvisti takuulla Me Yhdessä tavoitetta, lisäsi jaettua ymmärrystä, vahvisti muutosjohtamisen tekoja omien tiimien suuntaan sekä toi arvokkaita syötteitä kehitysohjelmaan ja ylimmälle johdolle.

• Askel askeleelta

  • Näin valtava uudistus tekee myös näkyväksi sen, että muutos tehdään pala palalta, yhdessä matkaa kulkien. Kenelläkään ei ole kaikkea viisautta, vaan matkan varrella opitaan yhdessä ja hiotaan steppejä. Muutos tapahtuu peruna kerrallaan. Se ei tapahdu yhdessä yössä eikä automaattisesti vaan päivä päivältä, viikko viikolta ja kuukausi kuukaudelta. Tavoitteet on tärkeä pilkkoa riittävän pieniksi stepeiksi, mielellään mitattaviksi viikkotasolla - edistymisen hurmos on käsin kosketeltava tällöin. Matkan varrella onkin äärimmäisen tärkeä pysähtyä katsomaan, mitä ollaan saatu jo aikaiseksi ja ottamaan hetki tuuletuksille.

Connection creates understanding.

Understanding creates commitment.

Commitment creates results.

Nuo kolme lausetta olivat meidän kantavat teemat ohjelmassa ja niissä asuu mielestämme hurjasti viisautta. Mitä mieltä Sinä olet?